Le pas-à-pas de l'assistant qui répond sur vos documents
Créer, tester et faire vivre un assistant qui répond à partir de vos documents, sans jargon.
Ce site s'adresse à ceux qui montent eux-mêmes l'assistant documentaire de leur entreprise : un outil d'intelligence artificielle (IA) qui répond aux questions de l'équipe ou des clients à partir de vos procédures, catalogues, notices et contrats. Vous y trouverez la marche à suivre, étape par étape, sans jargon : de la première liste de questions jusqu'à l'assistant que l'on utilise vraiment tous les jours.
Le repère à garder en tête
Un assistant documentaire n'est pas un logiciel qu'on installe puis qu'on oublie. Le guide publié en novembre 2024 par la Direction générale des entreprises (DGE) le rappelle : l'évaluation régulière et la mise à jour des documents font partie du fonctionnement normal. La CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) recommande de son côté de partir d'un besoin concret. D'où une boucle simple :
| Quand | Ce que vous faites |
|---|---|
| Avant le lancement | Lister les questions, rassembler les documents, rédiger les consignes, tester |
| À chaque changement d'un document | Remplacer la version, retirer l'ancienne, retester les questions concernées |
| Chaque semaine | Relire les questions restées sans réponse et quelques conversations |
| Chaque mois | Repasser le jeu de test complet et noter les indicateurs |
Si vous ne deviez garder qu'une règle : pas de modification sans test, pas de test sans date.
Démarrer
- Créer un chatbot avec ses propres documents : les sept étapes, du besoin à l'assistant en service.
- Entraîner une IA sur ses documents ? : pourquoi on n'entraîne pas le modèle, et ce que l'on fait à la place.
- Définir le périmètre : quelles questions confier à l'assistant, lesquelles exclure, dans un tableau.
Paramétrer
- Rédiger les consignes : les sept rubriques et un modèle à adapter.
- Faire citer ses sources : pour que chaque réponse soit vérifiable en quelques secondes.
- Quand il ne sait pas répondre : ce que l'assistant doit dire, et ce que vous faites des questions sans réponse.
Tester
- Tester avant le lancement : critères, grille de notation, règle d'ouverture.
- Liste de questions de test : douze familles de questions, des plus simples aux plus piégeuses.
- Éviter les hallucinations : d'où viennent les réponses inventées et comment les réduire.
Faire vivre
- Mettre à jour la base de connaissances : déclencheurs, procédure, journal des changements.
- Mesurer la qualité des réponses : les indicateurs simples et le tableau de bord mensuel.
- Améliorer les réponses : la grille de diagnostic pour corriger la vraie cause d'une mauvaise réponse.
Ce que vous ne trouverez pas ici
Ce guide reste sur le terrain pratique de l'assistant lui-même. L'organisation du projet dans l'entreprise, la préparation détaillée des documents, la protection des données personnelles et l'installation sur un site web sont traitées ailleurs. Les règles citées dans ces pages renvoient à leurs sources publiques ; pour toute question juridique propre à votre situation, vérifiez auprès de la CNIL ou de votre conseil.
Toutes les pages
Guides
- Améliorer les réponses d'un chatbot : le diagnostic
Une mauvaise réponse a une cause précise : document, recherche, version ou consigne. La grille pour la trouver et corriger sans casser le reste.
- Créer un chatbot avec ses propres documents : 7 étapes
Les étapes pour créer un assistant qui répond à partir des documents de votre entreprise : questions, documents, consignes, tests, lancement, suivi.
- Définir le périmètre d'un chatbot : la méthode
Quelles questions confier à votre assistant, lesquelles exclure, et comment le noter dans un tableau simple avant de choisir le moindre outil.
- Mesurer la qualité des réponses d'un chatbot
Les indicateurs utiles pour suivre un assistant documentaire, comment les calculer sans outil compliqué, et à quel rythme les relever.
- Mettre à jour la base de connaissances d'un chatbot
Quand et comment mettre à jour les documents d'un assistant : déclencheurs, remplacement des anciennes versions, vérification après chaque changement.
- Rédiger les consignes d'un assistant IA : modèle commenté
Les sept rubriques des consignes d'un assistant qui répond à partir de vos documents, un modèle à adapter et les erreurs à éviter.
- Tester un chatbot avant de le lancer : la méthode
Jeu de questions, grille de notation, gravité des erreurs, critères d'ouverture : comment tester un assistant documentaire avant de l'ouvrir.
Questions
- Entraîner une IA sur ses documents : ce qu'on fait vraiment
On n'entraîne pas le modèle sur vos documents : on lui y donne accès au moment de répondre. Explication simple, et quand l'entraînement se justifie.
- Quand le chatbot ne sait pas répondre : que faire ?
Ce que l'assistant doit dire quand l'information manque, vers qui il oriente, et comment transformer chaque question sans réponse en amélioration.
Listes
- Liste de questions pour tester un chatbot : 12 familles
Douze familles de questions pour tester un assistant documentaire, avec pour chacune un exemple à adapter et ce qu'il faut vérifier.
Fiches
- Éviter les hallucinations d'un chatbot d'entreprise
Pourquoi un assistant invente parfois des réponses malgré vos documents, et les réglages qui réduisent ce risque : sources, consignes, tests.
- Faire citer ses sources à l'IA : consignes et contrôles
Comment obtenir d'un assistant qu'il cite le document, la page ou le passage qui fonde sa réponse, et comment vérifier que la citation est réelle.